1. 個人情報の取扱事業者

柴田奈津子（薬剤師・個人事業主）

東京都（住所はご請求があれば遅滞なくお知らせします）

連絡先：hello@kampo-compass.com

お預かりした情報を取り扱うのは私一人です。他に従業員はおりません。

2. 取得する情報

ご相談のお申し込みにあたり、次の情報をお預かりします。

・お名前、メールアドレス（決済時の情報）

・ご相談内容とその詳細（年齢、性別、妊娠・授乳の有無、服用中の薬やサプリメント、アレルギー、既往・治療中の疾患、症状）

・お送りいただいた写真（処方箋、薬の外箱、製品など）

・やり取りしたメッセージ

お薬持ち込みチェック（Japan Medication Entry Check）のご利用にあたり、決済後の入力フォームとメールで、次の情報をお預かりします。

・お名前、メールアドレス（決済時の情報）、注文番号、決済の記録（Stripe の決済番号・金額・日時）

・旅程（出国日、日本への到着日と到着空港、日本からの出国日）

・お薬の情報（商品名、成分、規格、1日量、持ち込む総数、種類（処方薬・市販薬・サプリメント・機器））

・お薬の外箱・ラベルの写真、処方箋・医師の手紙（アップロードまたはメール）

・Filing（以前のご注文ではサポート）の申請書類：処方医の証明書、ご本人が記入・署名した申請書、搭乗券・旅程の写しなど。Filing では、hello@kampo-compass.com へメールでお送りいただきます（以前のサポートのご注文では、アップロードでお送りいただいた場合もあります）

・2026年11月1日より前のサポートのご注文に限り、AI による読み取りで当方が作成した項目：書類に書かれたお名前、住所、お薬の名前、日付、署名の有無など（この読み取りは終了しました）

・申請マップについては、追加でお預かりする情報はありません。申請マップはレポートをもとに作成し、申請書類はお預かりしません

・当局から発行された証明書・許可書の写し（輸入確認証、麻薬取締部の許可書など）。Filing またはサポートで、ご本人が当方の連絡先アドレスを追加の送付先に加えた場合や、ご本人が送ってくださった場合

・Filing またはサポートで輸入確認証の申請を当方が提出した場合：その申請番号と、輸入確認システム上のその申請についてのやり取り

・携帯医薬品リスト（Medication List）とお薬手帳形式の記録のための情報：パスポートどおりのお名前、生年月日、既往歴（任意・ご本人の記載のまま）、アレルギー・過去の副作用、緊急連絡先（任意・お名前・続柄・電話番号またはメールアドレス。記録に載ります）、旅行保険（任意）

・日本への持ち込みについてのご質問（任意）

・やり取りしたメッセージ

・同意の記録（同意した日時・同意文の版・返金の告知を表示したか）

・無料モニターの方が感想を送ってくださった場合：ご本人が書いた感想のコメント、ご本人が選んだ表示名、掲載してよいかどうかのご返信

緊急連絡先は、ご本人の了承を得た方の情報をご記入ください。

お問い合わせフォーム（英語ページ /en/contact）またはメールでご連絡いただいた場合は、次の情報をお預かりします。

・お名前、メールアドレス、ご用件の種類（選択式）、メッセージの内容

このうち健康に関する情報は、個人情報保護法上の「要配慮個人情報」にあたります。お送りいただく前に明示的な同意をいただいたうえで取得し、厚生労働省「医療・介護関係事業者における個人情報の適切な取扱いのためのガイダンス」に準じて取り扱います。同意のご案内は、決済後のページと入力フォームの最初の画面に、本ポリシーへのリンクとともに表示しています。同意いただけない場合は、何もお送りいただかずにメールでご連絡ください。キャンセルのうえ、全額返金します（利用規約 第8条）。

住所・電話番号・クレジットカード情報は伺いません。確認のためにお送りいただいた書類に住所が記載されている場合は、本ポリシーに従って取り扱います。カード決済はすべて Stripe が処理し、私がカード番号を見ることはありません。

3. 利用目的

・ご相談にお答えするため

・お問い合わせにお答えするため

・決済・会計の記録として保管するため（法令で保存が必要なもの）

・お薬を日本の持ち込みルールに照らして確認し、レポート、携帯医薬品リスト（Medication List）、お薬手帳形式の記録を作成するため（申請マップをお申し込みの場合は申請マップを作成するため、Filing またはサポートの場合は申請のサポートを行うため）

・2026年11月1日より前のサポートのご注文に限り、申請書類の記載の漏れや食い違いを確かめる下見として、AI による書類の読み取りを使いました（読み取った結果は薬剤師にだけ表示し、最終の確認は薬剤師が行いました）。この読み取りは終了し、現在は申請書類を AI のサービスに送っていません

・ご相談の問診票の自由記入欄（主訴、服用中の薬、既往歴、生活習慣）を、薬剤師が日本語で読むために、AI で日本語に翻訳するため（原文が正で、翻訳は参考です。翻訳の結果だけで判断することはありません）

・当局から発行された証明書・許可書の写しを、発行の確認と、税関などで困りごとが起きてご連絡をいただいたときのメールでの一般的な案内に使うため

・サポートつきで滞在中の受診サポートをご依頼いただいた場合に、英語対応クリニックを探して電話で確認し、受診サマリーを作成するため

・ご同意をいただいたことの記録として保管するため（同意の記録）

・まとめ（サマリー）を作成するため

・記録として保管し、再度ご相談いただいた際に同じことをお伺いせずに済むようにするため

・ご本人のご依頼があった場合に限り、薬局をご紹介するため

・無料モニターの方で掲載を許可された場合に限り、ご本人が書いた感想のコメントを、ご本人が選んだ表示名（イニシャル・国など）とともに本サイトに掲載するため（無償提供であることを明示します。お薬の名前・病名は掲載せず、お送りいただいたお薬・判定・書類などの情報はこの目的に使いません）

・フォームや書類のご提出の確認など、お申し込みの手続きに関するご連絡をお送りするため

ご相談・チェックでお送りいただいた情報（お薬・判定・書類など）を、本サイト・営業資料・サンプルなど広告・マーケティング目的で利用することはありません。無料モニターの方に関して本サイトに掲載することがあるのは、ご自身で書き掲載を許可されたコメントと、ご本人が選んだ表示名だけです。プロファイリングも行いません。

4. 第三者提供

ご本人のご依頼がない限り、下記の委託先を除き、第三者には提供しません。

薬局のご紹介をご希望の場合は、その薬局が安全に対応するために必要な範囲の情報のみを共有します。共有はその都度、個別に同意をいただいてから行います。一度いただいた包括的な同意をもって、以後の紹介に用いることはありません。

サポートに含まれる滞在中の相談で、日本の医療機関への連絡をご依頼いただいた場合は、ご本人から伺ったお名前・症状・服用中のお薬を医療機関に伝えることがあります。これはその都度ご本人の同意（メールでの確認）を得たうえで行い、その医療機関に必要な範囲に限ります。

Filing またはサポートで、麻薬取締部への申請書類の転送をご依頼いただいた場合は、ご本人が作成・署名した申請書類（処方医の証明書・お薬の包装の写真などの添付を含みます）を、内容を変えずに麻薬取締部へ送ります（受領の確認をお願いする短い連絡文を添え、どちらもご本人を CC に入れます）。転送の前であれば、いつでも取りやめられます。

Filing またはサポートで、輸入確認証の申請の提出をご依頼いただいた場合は、ご本人がフォームに記入した内容を、内容を変えずに国の輸入確認システムに入力し、登録代行者としてご本人の名義で提出します（ご本人が用意した添付書類を含みます）。これができるのは、ご本人がご自身のアカウントで当方を代行者として登録し、その期間中に限ります。登録はご本人がいつでも削除でき、提出の前であればいつでも取りやめられます。申請について当局からシステムを通じて問い合わせがあった場合は、当方がシステム上で受け取ってご本人にお伝えし、ご本人が決めた回答を、登録代行者として内容を変えずに当方から提出します。回答の文面を当方が作成・変更することはありません。

本サービスの運営のため、次の事業者に決済・メール・ホスティング等の取扱いを委託しています（個人情報保護法上の委託であり、第三者提供にはあたりません。外国の事業者への委託は、「6. 保管場所」のとおり、同意をいただいたうえで行います）。当方は運営に必要な範囲でのみ利用し、各事業者の取扱いは各社の規約・プライバシーポリシーによります。

・Stripe ── 決済処理

・Apple（iCloud メール）── 当方の連絡先アドレス（hello@kampo-compass.com）でのメールの受信・保管と送信（お申し込み後のやり取り、お問い合わせフォームのご連絡、メールでお送りいただいた Filing の書類）

・Google（Google ドライブ）── メールでお送りいただいた Filing（またはサポート）の書類の保管（ご注文ごとのフォルダに分け、誰とも共有せず、2段階認証で保護したアカウントで保管します）

・Google（Gmail）── 管理画面へのログイン用のメールと、当方への内部の通知（注文番号など。お名前や健康に関する情報は載せません）の受信、および以前の連絡先アドレスに届いたご連絡の受信と、これまでにそのアドレスでやり取りしたメールの保管（健康に関する情報を含むことがあります）

・Vercel ── 本サイトのホスティング（サーバーのアクセスログ）

・Supabase ── データベースとファイル保管（東京リージョン）

・Anthropic ── 次の2つのために、お送りいただいた内容を送ります。(1) 2026年11月1日より前のサポートのご注文に限り、申請書類の読み取り（書類の画像・PDF を送り、書かれている項目を取り出しました。お名前、住所、お薬の名前などの健康に関する情報を含みます。この読み取りは終了しました）。(2) ご相談の問診票の自由記入欄（主訴、服用中の薬、既往歴、生活習慣）の日本語訳（薬剤師が日本語で読むためです。原文が正で、翻訳は参考です）。(1) は同意をいただいた案件の書類だけを送りました。(2) は、日本国外での処理への同意を記録した回答について、薬剤師が管理画面で「翻訳する」を押したときだけ、いずれもその目的にだけ送ります。管理画面で開いただけでは送りません。同意の記録がない回答（旧問診票でお送りいただいた分を含みます）は、翻訳に送りません。送った内容の扱いは同社が定めており、同社は、API で受け取った入力と出力を原則として受領から30日以内に削除し、同社の顧客である当方の明示の許可なくモデルの学習には使わないと説明しています。例外もあり、同社の説明では、利用規定の違反が疑われてフラグされた場合は入出力を最長2年、法令に基づく場合はその定めに従って、より長く保持されることがあります。これは2026年10月時点の同社の説明であり、当方が保証するものではありません

・Resend ── 入力フォームのリンク、注文番号のご案内・受領確認・リマインドのメール送信（これらの本文に健康に関する情報は載せません）、お薬持ち込みチェックの初回のご返信のメール送信（お送りいただいた旅程とお薬の名前・規格・量などの控え、確認のお願いなどを含みます。本文に健康に関する情報が含まれます）、お薬持ち込みチェックの判定レポートのメール送信（レポートの PDF の添付を含みます。本文と添付に、お薬の名前や判定などの健康に関する情報が含まれます）、およびお問い合わせフォームの内容（健康に関する情報が書かれている場合を含みます）を当方の連絡先へ届けるメールの送信

これら以外への提供は、法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく行いません。

5. アクセス解析と、ブラウザへの保存について

本サイトでは、Google アナリティクス 4 を利用してサイトの利用状況（閲覧されたページ、滞在時間など）を把握しています。これはご相談とは別のもので、個人を特定するものではなく、お送りいただいた情報と結び付けることもありません。

Google アナリティクスは Cookie を使用します。ブラウザの設定で拒否いただけるほか、Google が提供する無効化アドオンもご利用いただけます。

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

また、匿名の訪問者ID（ランダムな文字列）をブラウザに保存し、サイト改善のための閲覧統計に使用します。氏名・メールアドレス・IPアドレスとは結び付けません。この ID はブラウザのローカルストレージに保持され、サイトデータを削除すると消えます。

お薬持ち込みチェックの入力フォームについて：入力フォームの記入中、まだ送信していない入力内容は、続きから再開できるよう、お使いの端末のブラウザ（ローカルストレージ）に保存されます。送信するまで当方には届きません。フォームを送信したとき、または、送信せずに保存から30日が過ぎたあと、そのブラウザでフォームを次に開いたときに、ブラウザから削除されます。それまでは、ブラウザのサイトデータを削除することでもご自身で消せます。写真・ファイルは追加した時点でアップロードされ、「6. 保管場所」「7. 保管期間」のとおり取り扱います。

お客様専用のページ（サポートのページ・レポート確認ページ・申請マップのページ）について：ご本人の確認と医療情報の保護のため、新しい端末やブラウザで初めて開くときは、ご登録のメールアドレスに6桁の確認コードをお送りします。コードを入力したブラウザは Cookie（support_device）により30日間記憶し、その間はコードの入力を求めません。

6. 保管場所

データベース（Supabase）は東京のサーバー上にあります。フォームでお送りいただいた回答・写真・書類と、書類から読み取った項目は、Supabase（東京）のデータベースと非公開のファイル保管領域に保存します。Resend は、お名前・メールアドレス・注文番号、お薬持ち込みチェックの初回のご返信の内容（旅程と、お薬の名前などの健康に関する情報を含みます）、判定レポートのメールの内容と添付のレポートの PDF（お薬の名前や判定などの健康に関する情報を含みます）、およびお問い合わせフォームでお送りいただいた内容（健康に関する情報が書かれている場合を含みます）を、米国を含む日本国外のサーバーで処理します。Stripe（決済）と Apple（iCloud メール・メールのやり取り）は、お名前・メールアドレス・メールの内容（健康に関する情報を含みます）を、米国を含む日本国外のサーバーで保存・処理します。Google（Gmail）は、管理画面へのログイン用のメール、当方への内部の通知（注文番号など）、以前の連絡先アドレスに届いたご連絡、およびこれまでにそのアドレスでやり取りしたメール（お名前・メールアドレス・メールの内容。健康に関する情報を含むことがあります）を、米国を含む日本国外のサーバーで保存・処理します。Anthropic は、(1) 2026年11月1日より前のサポートのご注文に限り、申請書類の画像・PDF（お名前、住所、お薬の名前などの健康に関する情報を含みます）と、(2) ご相談の問診票の自由記入欄の文章（健康に関する情報を含みます）を、米国を含む日本国外のサーバーで処理します（(1) は終了しました）。Filing でメールでお送りいただいた書類は、Apple（iCloud メール）で受信し、Google（Google ドライブ）で保管します。いずれも米国を含む日本国外のサーバーで保存・処理されます。Vercel も、同社のポリシーのもと、同社の設備で情報を処理します。各社が講じる安全管理措置は、各社のプライバシーポリシー（Stripe: https://stripe.com/jp/privacy ／ Google: https://policies.google.com/privacy ／ Apple: https://www.apple.com/jp/legal/privacy/jp/ ／ Vercel: https://vercel.com/legal/privacy-policy ／ Resend: https://resend.com/legal/privacy-policy ／ Anthropic: https://www.anthropic.com/legal/privacy）に記載されています。米国などの個人情報保護制度は、個人情報保護委員会の「外国における個人情報の保護に関する制度等の調査」のページで確認できます。

https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku

決済後のページまたは入力フォームで同意いただくことで、これらの国外での保存・処理に同意いただいたものとして取り扱います。お問い合わせフォームについては、フォームに表示する案内（本ポリシーへのリンクつき）をご確認のうえ送信いただくことで、メールでご連絡いただく場合は、本ポリシーをご確認のうえお送りいただくことで、同じく同意いただいたものとして取り扱います。健康に関する情報は、お問い合わせフォームには書かず、お申し込み後の入力フォームまたはメールでお送りください。

7. 保管期間

「終了」とは、そのご相談またはお薬持ち込みチェックについて当方が最後のご返信をお送りした日をいいます。

・ご相談内容（問診票の自由記入欄の日本語訳を含みます）、メッセージ

── 相談の終了から1年後に削除します（Anthropic に送った分は、同社の説明では原則として送信から30日以内に削除されます。当方から早めることも保証することもできません）

・お問い合わせフォームまたはメールでいただいたご連絡（お名前・メールアドレス・ご用件・メッセージ）

── 当方の最後のご返信から1年後に削除します（ご返信しなかった場合は、受け取った日から1年後）。お問い合わせのあとにご相談・お薬持ち込みチェックをお申し込みいただいた場合は、そのお申し込みの保管期間に従います

・お薬持ち込みチェックの写真・処方箋・医師の手紙、Support の申請書類（処方医の証明書・申請書・搭乗券・旅程の写しなど。フォームやページでお送りいただいたもの）

── チェックの終了から90日後に削除します

・申請書類から読み取った項目（お名前・住所・お薬の名前・日付など。2026年11月1日より前のサポートのご注文に限ります）

── チェックの終了から90日後に削除します（このほか、Anthropic に送った分が同社側に残ります。同社の説明では原則として送信から30日以内に削除されますが、当方から早めることも、保証することもできません）

・Filing（またはサポート）でメールでお送りいただいた申請書類（処方医の証明書・申請書・搭乗券・旅程の写しなど）

── 申請が終わるまで（証明書・許可書が発行されるまで、または申請が不要になるまで）、当方の Google ドライブとメールボックスに保管し、その後、Google ドライブ（ゴミ箱を含みます）とメール（受信箱・送信済み・ゴミ箱）から削除します。申請が止まったままの場合も、お客様からの最後のご連絡から、遅くとも6か月以内に削除します。これらの書類には、写真・書類の「90日後」の定めに代えて、この定めを適用します。各社のバックアップに残る写しは、各社の仕組みにより削除されます

・お薬持ち込みチェックでメールに添付してお送りいただいた処方箋・医師の手紙・写真

── チェックの終了から90日後に、当方のメールボックスから削除します

・当局から発行された証明書・許可書の写し（Filing またはサポートで、ご本人が当方の連絡先アドレスを追加の送付先に加えた場合や、ご本人が送ってくださった場合）

── チェックの終了から90日後に、当方のメールボックスから削除します

・輸入確認システム上の申請番号と、その申請についてのやり取り（Filing またはサポートで、輸入確認証の申請を当方が提出した場合）

── チェックの終了から90日後に、当方の記録から削除します

・お薬持ち込みチェックのフォームの回答（旅程・お薬の情報・生年月日・既往歴・アレルギー・緊急連絡先・旅行保険・ご質問）、メッセージ

── チェックの終了から1年後に削除します

・お送りした判定レポート（PDF）と、その送信の記録（件名・本文）

── チェックの終了から1年後に削除します

・フォームでアップロードしたものの、送信されなかった写真・書類

── アップロードから7日後に削除します

・写真・書類の閲覧の記録（いつ・どのファイルを開いたか）

── 1年後に削除します

・同意の記録（同意した日時・同意文の版・返金の告知を表示したか）、無料モニターの同意の記録

── チェックの終了から1年後に削除します（同意をいただいたことを後から確認するために保管します）

・お名前、メールアドレス、注文番号、相談日・決済の記録（健康に関する情報は含みません）

── 会計の記録として、決済の日から7年間保管し、その後削除します（再度のご相談時の確認にも用います）

・無料モニターの方が掲載を許可した感想のコメントと、掲載してよいとのご返信

── 掲載している間保管します。お申し出があれば、数営業日以内にサイトから外します。サイトから外した後は、ほかのメッセージと同じ扱いです

・掲載しなかった感想のコメント

── ほかのメッセージと同じく、チェックの終了から1年後に削除します

・Resend（メール送信の委託先）に残る送信記録（宛先・件名・本文。お薬持ち込みチェックの初回のご返信と判定レポートのメール（お薬の名前や判定などを含みます。添付のレポートの PDF を含むことがあります）と、お問い合わせフォームの内容を含みます）

── 送信から30日後に、同社の仕組みで削除されます

・ご本人からのお申し出があれば、いつでもすべて削除します（会計の記録として法令で保存が必要なものを除きます。Resend の送信記録は送信から30日で削除されるまで、Anthropic に送った分は同社側で削除されるまで、残ることがあります）

8. 安全管理措置

・通信時・保管時のいずれも暗号化しています

・ログインはメールに届くリンクによる認証のみで、共用パスワードは使用しません

・アクセスできるのは私一人です

・写真は非公開の領域に保管し、外部から閲覧できない状態にしています

・フォームでお送りいただいた写真・書類は、閲覧に短時間だけ有効なリンクを使い、閲覧の記録を残しています

・メールでお送りいただいた Filing（またはサポート）の書類は、ご注文ごとの Google ドライブのフォルダに分け、誰とも共有せず、2段階認証で保護したアカウントで保管しています

9. ご本人の権利

次のことをお求めいただけます。

・保有している情報の開示

・誤りの訂正

・削除（会計の記録、Resend の送信記録、Anthropic に送った分の扱いは、「7. 保管期間」のとおりです）

・利用の停止

hello@kampo-compass.com までご連絡ください。2週間以内に対応します。手数料はいただきません。

10. お子様について

18歳未満の方から直接のご相談はお受けしていません。

お子様に関するご相談の場合は、保護者の方からのご相談であることを前提としています。お子様に関してお預かりした情報も、ご本人の情報と同じ基準で取り扱います。削除のお申し出はいつでも承ります。

11. 本サービスの位置づけ

本サービスは、薬剤師による情報提供および助言です。診断・治療にはあたらず、医師・患者関係は生じません。ここでの記録は診療録ではなく、診療録として用いることはできません。

12. 本方針の変更

変更した場合は、更新日を付して本ページに掲載します。重要な変更で、すでにお預かりしている情報に関わる場合は、個別にお知らせします。

13. 準拠法

本方針は日本法に準拠します。

14. お問い合わせ・苦情のお申し出

当方の取扱いにご納得いただけない場合は、個人情報保護委員会にご相談いただけます。

https://www.ppc.go.jp/

1. Who handles your information

Natsuko Shibata, licensed pharmacist (sole proprietor), Tokyo, Japan (the full address is provided without delay on request). Contact: hello@kampo-compass.com

I am the only person who handles your information. There are no other staff.

2. What I collect

When you book a consultation:

· Name and email address (from the payment)

· Your question and the details you send me: age, sex, pregnancy or breastfeeding status, medicines and supplements, allergies, existing conditions, symptoms

· Photographs you choose to send (prescriptions, packages, products)

· Our messages

When you use the Japan Medication Entry Check, I collect the following through the form after payment and by email:

· Name and email address (from the payment), your order number, and the payment record (Stripe payment numbers, amount and date)

· Your trip: the date you leave home, the date and airport you arrive in Japan, and the date you leave Japan

· Information about your items: product name, ingredient, strength, daily amount, total you're bringing, and type (prescription, over-the-counter, supplement or device)

· Photos of the boxes or labels, and prescriptions or doctors' letters (uploaded or emailed)

· Application documents with Filing (or Support on earlier orders): your doctor's certificate, the application forms you completed and signed, a copy of your boarding pass, e-ticket or itinerary and the like. For Filing, you send them by email to hello@kampo-compass.com (on earlier Support orders, they may also have been uploaded)

· On Support orders before 1 November 2026 only: items created from your documents by the AI first look (the name, address, medicine names, dates and whether a signature is present, as written on them). This AI reading has stopped

· For the Application Map: nothing more. The Map is made from your report; I do not receive your application documents for it

· Copies of certificates or permits issued by the authorities (such as an Import Certificate or a Narcotics Control Department permit), when, with Filing or Support, you add my contact address as an extra recipient or send them to me

· With Filing or Support, when I submit your Import Confirmation application for you: its application number and the messages about it in the online Import Confirmation system

· For your Medication List and Japanese-format medication record: your name as on your passport, date of birth, medical conditions (optional, in your words), allergies or past side effects, an emergency contact (optional: name, relationship, phone or email; it appears on your record), and travel insurance (optional)

· Any question you have about bringing your items into Japan (optional)

· Our messages

· A record of your consent (when you agreed, the version of the wording, and whether the refund notice was shown)

· For free monitors who send one: the feedback comment you wrote, the display name you chose for it, and your reply saying whether I may publish it

Please only list an emergency contact who is happy to be listed.

When you write to me through the contact form or by email:

· Your name, email address, the topic you choose and your message

Some of this is health information. Under Japanese law this is 要配慮個人情報 — information requiring special care. I ask for your explicit consent before you send it (the page you see after payment and the first screen of the form explain this, with a link to this policy). If you don't agree, please don't send anything: email me and I will cancel and refund in full (Terms, Article 8). I handle what you send in line with the Ministry of Health, Labour and Welfare's guidance for medical and long-term care providers.

I do not ask for your address, phone number, or payment card details. If a document you send me for review shows your address, I handle it under this policy. Card payments are handled entirely by Stripe; I never see your card number.

3. Why I use it

· To answer your question

· To reply to your enquiries

· To keep payment and accounting records, as the law requires

· To check your medicines against Japan's import rules and prepare your report, Medication List and Japanese-format medication record (and, with the Application Map, to prepare your Map; with Filing or Support, to support your application)

· On Support orders before 1 November 2026 only, an AI service read the application documents as a first look for gaps and mismatches (the results were shown only to me, and I made the final check). This has stopped: I no longer send application documents to an AI service

· To translate the free-text answers on the consultation intake form (main concern, medicines, past illnesses, habits) into Japanese with an AI service, so that I can read them (your original wording is what counts; the translation is for reference, and I never decide on the translation alone)

· To use copies of certificates or permits issued by the authorities to confirm that a certificate was issued and to reply by email, with general information, if you write to me about a problem at customs

· If you ask for clinic support in Japan during your stay (with Support): to find English-speaking clinics, confirm by phone and prepare a Japanese patient summary

· To keep a record that you gave your consent

· To write your summary

· To keep a record, so that if you come back I do not have to ask you everything again

· To introduce you to a pharmacy, only when you ask me to

· Only for free monitors who allow it: to publish on this website the feedback comment you wrote yourself, with the display name you choose (for example, your initials or your country), saying that the service was provided free. I don't publish medicine names or health conditions, and I don't use your medicines, results or documents for this

· To send you messages about your order, such as a reminder when your form or a document hasn't arrived

I do not use what you send me for a consultation or a check (such as your medicines, my results or your documents) on the website, in sales material, in samples or for any other marketing, and I do not profile you. The only things from a free monitor that may appear on the website are a comment they wrote and allowed me to publish, with the display name they chose.

4. Who else sees it

Apart from the service providers listed below, no one, unless you ask.

If you ask me to introduce you to a licensed pharmacy in Japan, I will share only what that pharmacy needs in order to serve you safely, and only after you agree to that specific introduction. I ask each time. A general consent given once does not cover future introductions.

If, as part of Support, you ask me to contact a clinic in Japan for you, I may pass on the name, symptoms and medicines you have told me. I do this only after you ask me to contact that clinic and agree each time (confirmed by email), and I share only what that clinic needs.

If, as part of Filing or Support, you ask me to forward your application to the Narcotics Control Department, I send the application documents you completed and signed (including attachments such as your doctor's certificate and photos of the packaging) to that office unchanged, together with a short note asking it to confirm receipt, with you in copy on both. You can stop this at any time before I forward them.

If, as part of Filing or Support, you ask me to submit your Import Confirmation application, I enter what you completed in your form into the government's online Import Confirmation system, unchanged, and submit it in your name as your registered agent, together with the attachments you provide. I can do this only while you have registered me as your agent in your own account on that system, for the period you set. You can remove me there at any time, and you can stop the submission at any time before I make it. If the authorities ask about your application through the system, I receive their message there and pass it on to you, and then, as your registered agent, submit the reply you write and decide on, unchanged. I don't write or rewrite your reply.

I use the following service providers to run these services. They process data on my behalf (this is outsourcing under Japanese law, not a transfer to a third party; for providers outside Japan, I ask for your consent as described in section 6); I use them only as far as needed, and each handles data under its own terms and privacy policy:

· Stripe — payment processing

· Apple (iCloud Mail) — email at hello@kampo-compass.com: receiving, storing and sending our emails (after you book, messages from the contact form, and the Filing documents you email me)

· Google (Google Drive) — storing the Filing (or Support) documents you email me, in a separate folder for each order that is not shared with anyone, on an account protected by 2-step verification

· Google (Gmail) — sign-in emails for my admin page and internal notifications to me (order numbers and the like; no names or health information), any email sent to my former contact address, and the earlier emails I exchanged at that address (which may include health information)

· Vercel — hosting of this website (server access logs)

· Supabase — database and file storage, hosted in Tokyo, Japan

· Anthropic — I send what you gave me to Anthropic for two purposes: (1) on Support orders before 1 November 2026 only, reading your application documents (images and PDFs were sent and it picked out the items written on them, including your name, address and medicine names: health information; this has stopped); and (2) translating the free-text answers on the consultation intake form (main concern, medicines, past illnesses, habits) into Japanese so that I can read them (your original wording is what counts; the translation is for reference). I sent (1) only for orders where you had agreed, and I send (2) only for answers that record your consent to processing outside Japan, and only when I press the "Translate" button in my admin page (just opening an answer sends nothing), and only for those purposes. Answers without that consent record, including those sent through the earlier intake form, are never sent for translation. What happens to the content there is set by Anthropic, which states that it normally deletes inputs and outputs received through its API within 30 days of receipt and does not use them to train its models without its customer's (my) explicit permission. There are exceptions: according to Anthropic, inputs and outputs flagged as a suspected breach of its usage policy may be kept for up to 2 years, and content may be kept longer where the law requires it. This is Anthropic's statement as of October 2026, not a guarantee from me

· Resend — sending emails about your order (form link, confirmation, reminders; these emails don't contain health information); sending my first reply on your Entry Check (this email does contain health information: a copy of the trip and medicine details you sent, such as names, strengths and amounts, and anything I need you to confirm); sending your Entry Check report by email (with the report PDF attached; the email and the PDF contain health information, such as your medicine names and my judgments); and delivering messages from the contact form to my inbox (including any health information you write there)

I will not transfer your information to anyone else without your consent, except where Japanese law requires it.

5. Analytics and what is saved in your browser

This website uses Google Analytics 4 to understand how the site is used — which pages are visited, and for how long. This is separate from your consultation; it does not identify you and is not linked to anything you send me.

Google Analytics uses cookies. You can refuse them in your browser settings, or install Google's opt-out add-on:

https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

This site also stores an anonymous visitor ID (a random string) in your browser and uses it for aggregate browsing statistics to improve the site. It is not linked to your name, email address, or IP address. It is kept in your browser's local storage and is removed when you clear your browser's site data.

The Entry Check form: While you fill in the form, what you have typed but not yet sent is kept in your browser's local storage on your own device, so that you can come back to it. I don't receive it until you send the form. It is removed from your browser when you send the form or, if you don't send it, the next time you open the form on that browser after 30 days. Until then, you can also remove it yourself by clearing this site's data in your browser. Photos and files you add are uploaded right away and are handled as described in sections 6 and 7.

Your Support page, report page and Application Map page: to confirm it’s you and to protect your health information, the first time you open one of these pages on a new device or browser, I email a 6-digit code to your registered email address. Once you enter it, that browser is remembered for 30 days with a cookie (support_device), and you won’t be asked for a code again during that time.

6. Where it is stored

My database (Supabase) is hosted on servers in Tokyo, Japan. Your form answers, photos and documents, and the items read from them, are stored in Supabase's database and private file storage in Tokyo. Resend processes your name, email address and order number, the contents of my first reply on your Entry Check (your trip, and health information such as your medicine names), the email that sends your Entry Check report and the attached report PDF (health information such as your medicine names and my judgments), and anything you send through the contact form (including any health information you write there), on servers outside Japan, including in the United States. Stripe (payments) and Apple (iCloud Mail, for our emails) store and process your name, email address and the contents of our emails (including health information) on their own infrastructure, which includes servers outside Japan, in particular in the United States. Google (Gmail) stores and processes the sign-in emails for my admin page, internal notifications to me (order numbers and the like), any email sent to my former contact address, and the earlier emails I exchanged at that address (your name, email address and the contents of those emails, which may include health information), likewise on servers outside Japan, including in the United States. Anthropic processed (1) on Support orders before 1 November 2026 only, images and PDFs of your application documents (including your name, address and medicine names: health information) and (2) the free-text answers on the consultation intake form (health information) on servers outside Japan, including in the United States. For Filing, the documents you email me are received in Apple (iCloud Mail) and stored in Google (Google Drive), likewise on servers outside Japan, including in the United States. Vercel likewise processes data on its own infrastructure under its own policy. Each company's safeguards are described in its privacy policy (Stripe: https://stripe.com/jp/privacy — Google: https://policies.google.com/privacy — Apple: https://www.apple.com/legal/privacy/en-ww/ — Vercel: https://vercel.com/legal/privacy-policy — Resend: https://resend.com/legal/privacy-policy — Anthropic: https://www.anthropic.com/legal/privacy). Information on the personal-data protection systems of other countries, including the United States, is published by Japan's Personal Information Protection Commission: https://www.ppc.go.jp/personalinfo/legal/kaiseihogohou/#gaikoku

By agreeing on the page you see after payment or on the form, you agree to this storage and processing outside Japan. For the contact form, you agree by sending your message after reading the notice shown on the form (it links to this policy); if you write to me by email, you agree by sending it after reading this policy. Please don't put health information in the contact form; send it through the form you receive after booking, or by email.

7. How long I keep it

"Closes" means the day I send my last reply on that session or Entry Check.

· Consultation questions (including the Japanese translation of the intake form's free-text answers) and our messages: one year after the session closes, then deleted (what I sent to Anthropic is, according to Anthropic, normally deleted on its side within 30 days of sending; I can't speed that up or guarantee it)

· Messages you send through the contact form or by email (your name, email address, topic and message): one year after my last reply, then deleted (or one year after I received them, if I did not reply). If you go on to book a consultation or an Entry Check, they follow the retention periods for that booking

· Entry Check photos, prescriptions and doctors' letters, and Support application documents (doctor's certificate, forms, boarding pass, e-ticket or itinerary and the like) sent through the form or your Support page: 90 days after the Entry Check closes, then deleted

· Items read from your application documents (name, address, medicine names, dates; Support orders before 1 November 2026 only): 90 days after the Entry Check closes, then deleted (Separately, what I sent to Anthropic stays with it until it deletes it. Anthropic states this is normally within 30 days of sending; I can't speed that up or guarantee it)

· Filing (or Support) application documents you email me (doctor's certificate, forms, boarding pass, e-ticket or itinerary and the like): kept in my Google Drive and my mailbox only until your application is finished (when the certificate or permit has been issued, or when the application is no longer needed), then deleted from Google Drive (including its trash) and from my email (inbox, sent and trash). If the application stalls, they are deleted no later than six months after your last message to us. For these documents, this rule applies instead of the 90-day rule for photos and documents. Copies in the providers' own backups are removed on their own schedules

· Entry Check prescriptions, doctors' letters and photos sent as email attachments: 90 days after the Entry Check closes, then deleted from my mailbox

· Copies of certificates or permits issued by the authorities (with Filing or Support, sent to my contact address by you or at your request): 90 days after the Entry Check closes, then deleted from my mailbox

· The application number and the messages about your application in the online Import Confirmation system (with Filing or Support, when I submit your Import Confirmation application for you): 90 days after the Entry Check closes, then deleted from my records

· Entry Check form answers (trip, item details, date of birth, medical conditions, allergies, emergency contact, travel insurance, your questions) and our messages: one year after the Entry Check closes, then deleted

· The Entry Check report I sent you (PDF) and the record of sending it (subject and body): one year after the Entry Check closes, then deleted

· Photos or documents uploaded to the form but never sent: deleted 7 days after upload

· The log of when I opened which photo or document: deleted after one year

· The record of your consent (when you agreed, the version of the wording, whether the refund notice was shown), including a free monitor's consent: deleted one year after the Entry Check closes (kept to show later that you agreed)

· Your name, email, order number, and the dates and payment records of your sessions (no health information): kept for 7 years from the payment as accounting records (and so that returning clients are recognized), then deleted

· Feedback comments a free monitor allows me to publish on the website, and their reply saying yes: kept while the comment is published; if you ask, I remove yours from the website within a few business days; once removed from the website, treated like our other messages

· Feedback comments I don't publish: treated like our other messages, deleted one year after the Entry Check closes

· The sending log kept by Resend, my email-sending provider (recipient, subject and body, including my first reply on your Entry Check and the email that sends your report, with your medicine names, my judgments and other details, which may include the attached report PDF, and contact-form messages): deleted by Resend 30 days after sending

· You can ask me to delete everything at any time, and I will (except accounting records that the law requires me to keep; Resend's sending log may remain until it is deleted 30 days after sending, and what was sent to Anthropic until it is deleted on its side)

8. How it is protected

· Encrypted in transit and at rest

· Access requires login by email link; there is no shared password

· I am the only person with access

· Photographs are stored in a private area and are not publicly accessible

· Photos and documents sent through the form are viewed through links that expire within minutes, and each view is logged

· Filing (or Support) documents you email me are kept in a separate Google Drive folder for each order, not shared with anyone, on an account protected by 2-step verification

9. Your rights

You may ask me to:

· Tell you what I hold about you

· Correct anything that is wrong

· Delete what I hold (for accounting records, Resend's sending log and what was sent to Anthropic, see section 7)

· Stop using it

Email hello@kampo-compass.com and I will respond within two weeks. There is no charge.

10. Children

I do not take consultations directly from anyone under 18.

If your question is about a child, I assume you are their parent or guardian, and that you are the one asking. The information you send about your child is handled exactly as your own is, under this policy. You may ask me to delete it at any time.

11. What this service is not

This is pharmacist guidance and educational information. It is not medical diagnosis or treatment, and no doctor-patient relationship is created. Records here are not medical records (診療録) and cannot be used as such.

12. Changes

If I change this policy, I will post the new version here with the date. If the change is significant and affects information I already hold, I will tell you directly.

13. Governing law

This policy is governed by the laws of Japan.

14. Complaints

If you are not satisfied with how I have handled your information, you may contact Japan's Personal Information Protection Commission (個人情報保護委員会): https://www.ppc.go.jp/